HY247
Helsingin yliopiston kiinteistöpalvelut eli HY247 tarjoaa kiinteistöpalvelua Helsingin yliopiston henkilöstölle, opiskelijoille ja tilojen käyttäjille. Palveluihin kuuluvat: rakennuttamispalvelut, ylläpitopalvelut, asiantuntijapalvelut ja siivouspalvelut. Yhtiöllä on noin 300 työntekijää, jotka toimivat neljällä kampusalueella. Lisäksi palveluiden piiriin kuuluu neljä tutkimusasemaa. Toiminta-alue on noin 570 000 m² ja pitää sisällään 300 rakennusta.
Näkymättömästä työstä tuli näkyvää
Koronan aiheuttama poikkeustilanne vaikutti HY247 toimintaan eri tavoin. Ennen koronaa kiinteistöjen hoitamiseen ja huoltoon liittyvät tehtävät ovat itsestäänselvyyksiä, jotka jonkun kuitenkin pitää tuottaa ja tehdä. Korona nosti ne esiin uudella tavalla.
– Huolehdimme siitä, että kiinteistöt ovat siistejä ja turvallisia. Koronan aikana siivouksen rooli ja hygienianäkökulmat nousivat luonnollisesti eri tavalla esiin, kuten esimerkiksi sellaiset tietyssä mielessä itsestäänselvyydet kuten ovenkahvojen puhtaus. Lisäksi piti uudella tavalla huomioida kiinteistöjen ilmanvaihdot, sanoo HY247:n toimitusjohtaja Antti Mäntynen.
– Työmme tuli näkyväksi ja sen arvostus nousi, sanoo Mäntynen.
– Haluaisin myös nostaa esiin kiinteistöjen turvallisuuden. Keväällä yliopiston oli suljettava ovensa opiskelijoilta ja henkilöstöltä, tiloissa liikkuivat vai satunnaiset tutkijat. Kiinteistöjen turvallisuus ja toimintavarmuus tuli tuonakin aikana turvata. Piti varmistaa, kuka tiloissa liikkuu. Yliopiston tyhjät tilat voivat kiinnostaa myös sellaisia tahoja, jotka eivät sinne kuulu, Mäntynen painottaa.
Mäntysen mukaan rakennuttamispalveluihin korona ei juurikaan vaikuttanut. Hankkeet jatkuivat normaaliin tapaan.
Työn tekemistä sopeutettiin uuteen tilanteeseen
Koronakevät nosti monen työpaikan keskustelun aiheeksi työpaikan säilymisen.
– Meillä aihe nousi luonnollisesti myös keskusteluun. Suunnittelimme työn tekemistä uudessa tilanteessa ja pystyimme säilyttämään kaikki työpaikat, Mäntynen korostaa.
– Vaikka työtämme on aina arvostettu, niin koronan aikana status nousi uudella tavalla. Aiemmin näkymättömät palvelut näkyivät nyt paremmin ja meiltä myös odotettiin enemmän. Arvostus nousi sitä kautta, toteaa Mäntynen.
Hy247:ssa poikkeuksellisen tilanteen edessä löydettiin nopeasti uudet toimintamallit. Työohjeistuksia päivitettiin ja sisäiseen viestintään luotiin uusia kanavia.
– Uutta otetta tarvittiin, kun tilanne muuttui. Huomioimme muutoksen luonnollisesti myös henkilöstön työskentelyssä ja kävimme tilannetta läpi työterveyden kanssa, Mäntynen kertoo.
Vaikka keväällä ilmassa oli pelkoa tulevasta, niin kesän aikana tilanne rauhoittui. Tätä selittää erityisesti hyvä viestintä henkilöstön suuntaan.
– Pyrimme viestimään henkilöstölle koko ajan. Aloitimme kerran kuukaudessa pidettävä webinaarit, joissa kerron yleiskatsauksen ajankohtaisesta tilanteesta. Olimme myös ehtineet kouluttaa henkilöstön Teamsin käyttöön ja nyt meillä on toimivat Teams -kanavat, joissa käydään aktiivista keskustelua. Reaaliaikainen tieto on kaikkien saavutettavissa. Saimme hyvää palautetta viestinnästä ja sen kehittämisestä, toteaa Mäntynen tyytyväisenä
Korona on tuonut myös uusia työn tekemiseen liittyviä haasteita ja sen myötä HY247:lle syntyy uusia palveluita.
– Meille on tullut ihan uusia tehtäviä mm. väitöstilaisuuksien pitäminen etänä. Aluksi meillä ei ollut siihen tarvittavaa digiosaamista, meillä ei yksinkertaisesti ollut sellaista ammattiryhmää, mutta saimme senkin lopulta hyvin järjestettyä uutena palveluna. Korona on mahdollistanut uusia toimintamalleja. Etäväitökset ovat hyvä esimerkki siitä, miten voimme saada kovan luokan vastaväittelijän Suomeen, kun ei tarvitse matkustaa paikan päälle.
– Olemme löytäneet mallin siihen, miten muuttuvissa tilanteissa toimitaan joustavasti ja työpaikat turvaten. Katsonkin luottavaisesti tulevaisuuteen, lopettaa Mäntynen.